Ob Laborbedarf, Kopierer oder Software – die Beschaffung spielt eine wichtige Rolle, um gutes Arbeiten möglich zu machen, auch in der Wissenschaft. Jetzt haben sich die Leibniz-Geschäftsstelle und einige Leibniz-Institute zusammengetan, um gemeinsam einzukaufen und dabei Kosten zu sparen: mit dem Leibniz-Kompetenzcenter Beschaffung (LKCB), das im Oktober 2020 beim Forschungsverbund Berlin (FVB) an den Start gegangen ist.
Das Interview führte Anja Wirsing.
Frau Schumacher, warum wurde das Leibniz-Kompetenzcenter Beschaffung initiiert?
Der Kostendruck in den Instituten hat zugenommen. Dazu sind die Anforderungen an die Beschaffung im öffentlichen Bereich in den letzten Jahren enorm gestiegen, das heißt: Die Form des Vergabeverfahrens ist anspruchsvoller als früher, es wird mehr Transparenz gefordert, es soll alles nachvollziehbar sein und es läuft digital ab. Viele Institute haben hierfür nicht das notwendige Know-how. Ein gemeinsamer Einkauf ermöglicht viel Geld einzusparen und Kompetenz in den Instituten aufzubauen. Unser Ziel ist es, sowohl gemeinsame Beschaffungen zu bündeln als auch die Institute bei komplexen Verfahren zu beraten und zu begleiten.
Welche Rolle spielt der FVB?
Man kann sagen: Der FVB ist der Möglichmacher des Projekts. Er ist Träger des Leibniz-Kompetenzcenters Beschaffung. Meine Stelle, die von der Leibniz-Gemeinschaft bezahlt wird, ist hier angesiedelt. Das passt sehr gut, denn der FVB hat eine hervorragende Beschaffungsinfrastruktur und viel Expertise – schließlich erfolgt in der Gemeinsamen Verwaltung seit 1992 der Einkauf für acht Leibniz-Institute.
Welche Arbeit steht als Erstes an?
Wir haben gerade eine Ausschreibung für einen Rahmenvertrag „Multifunktionsgeräte-Leasing“ veröffentlicht, es geht dabei um das Leasing von Kopierern. Aktuell arbeiten wir an der Ausschreibung eines Rahmenvertrags für Adobe-Lizenzen – daran sind 58 Leibniz-Institute beteiligt und die Helmholtz-Gemeinschaft. Wir sind also auch offen, mit anderen wissenschaftlichen Einrichtungen zu kooperieren. Der IT-Bereich bietet sich übrigens für den gemeinsamen Einkauf besonders an, denn alle Leibniz-Institute nutzen größtenteils identische Software. Bislang haben alle ihre eigenen Lizenzverträge, dabei bräuchte man als Verbund nur einen. Das ist leicht gespartes Geld.
Spielen bei der gemeinsamen Beschaffung Sozial- und Umweltstandards eine Rolle?
Ja, selbstverständlich – die Anforderungen im öffentlichen Bereich sind sehr hoch. Wir müssen die höchsten zur Verfügung stehenden Standards berücksichtigen – im Umweltbereich heißt das zum Beispiel der Blaue Engel oder die höchste Energieeffizienzklasse.
Gibt es Beispiele in der Wissenschaft, an denen sich das LKCB orientiert?
Andere große Wissenschaftsorganisationen wie Fraunhofer-Gesellschaft und Max-Planck-Gesellschaft sind zentral organisiert – dies wird genutzt, um durch einen zentralen Einkauf Kosten zu sparen. Auch die Universitäten haben zentrale Beschaffungsstellen, die sich aber vor allem auf sehr theoretische vergabe- und haushaltsrechtliche Aspekte konzentrieren. Wir sind sehr pragmatisch, wir wollen praktisch und schnell die Institute unterstützen und gemeinsame Ausschreibungen auf den Weg bringen. Und selbstverständlich ist auch der FVB ein gutes Beispiel für uns – das LKCB ist der FVB-Einkaufsbereich groß gedacht. Die Verbundidee hat sich also nicht überholt – die Synergieeffekte durchs Bündeln sind offensichtlich. Klein-Klein bringt nichts.
